Lög og reglur

Stjórnarhættir Sýnar hf. taka mið af lögum nr. 2/1995 um hlutafélög, lögum nr. 3/2006 um ársreikninga, lögum nr. 60/2021 um aðgerðir gegn markaðssvikum, lögum nr. 70/2022 um fjarskipti, lögum nr. 38/2011 um fjölmiðla og öðrum almennum lögum sem gilda um starfsemina. reglum um útgefendur fjármálagerninga, samþykktum félagsins og starfsreglum stjórnar, sem og einstakra undirnefnda stjórnar. Lögin má nálgast á vef Alþingis, www.althingi.is, en samþykktir og reglur félagsins á www.syn.is.

Félagið fylgir leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja sem hægt er að nálgast á slóðinni www.leidbeiningar.is. Sýn hf. hefur einnig fengið vottað og staðfest að stjórnkerfi fyrirtækisins fyrir upplýsingaöryggi samræmist alþjóðlega upplýsingaöryggisstaðlinum ISO 27001 og íslenska jafnlaunastaðlinum ÍST 85. Fyrirtækið hefur fengið Hvatningarverðlaun jafnréttismála og viðurkenningu Jafnvægisvogarinnar en markmið hennar er að auka jafnvægi kynjanna í efstu lögum skipulagsheilda.

Stjórn Sýnar hf. 2025

Í stjórn Sýnar sitja öllu jöfnu fimm aðalmenn og tveir varamenn og eru þeir allir kosnir á aðalfundi félagsins til eins árs í senn. Forstjóri situr stjórnarfundi, auk lögmanns félagsins sem er ritari stjórnar. Þá er framkvæmdastjóri fjármálasviðs reglulegur þátttakandi á stjórnarfundum. Stjórn félagsins ásamt forstjóra fer með æðsta vald í málefnum félagsins milli hluthafafunda og ber meginábyrgð á rekstri þess. Stjórnin hefur lögbundnu hlutverki að gegna sem henni ber sjálfri að annast nema heimild sé veitt í lögum til að framselja valdið með umboði.

Á árinu 2025 voru bókaðir 22 formlegir stjórnarfundir. Góð mæting stjórnarmanna var á stjórnarfundi og var stjórn ákvörðunarbær á öllum fundum ársins. Sama gildir almennt um mætingu og ákvörðunarbærni á fundum undirnefnda stjórnar.

Á aðalfundi þann 14. mars 2025 var kosið í aðal- og varastjórn félagsins. Á fundinum voru þau: Hákon Stefánsson, Páll Gíslason, Petrea Ingileif Guðmundsdóttir, Ragnar Páll Dyer og Heiðrún Lind Marteinsdóttir kjörin í stjórn félagsins. Daði Kristjánsson og Ingibjörg Ásdís Ragnarsdóttir voru kjörin varamenn.

Í árslok 2025 var stjórn Sýnar hf. skipuð eftirfarandi aðilum:

Allir stjórnarmenn félagsins teljast vera óháðir félaginu, viðskiptaaðilum, og samkeppnisaðilum. Þeir Hákon Stefánsson og Ragnar Páll Dyer teljast háðir stórum hluthöfum félagsins í skilningi leiðbeininga um góða stjórnarhætti.

Varamenn stjórnar

Varamenn stjórnar eru þau Daði Kristjánsson og Ingibjörg Ásdís Ragnarsdóttir.

Helsta hlutverk stjórnar:

Meginhlutverk stjórnar Sýnar hf. er að marka félaginu stefnu og hafa eftirlit með framkvæmd hennar. Kjarni stefnunnar er að hagsmunir viðskiptavina, eigenda og starfsmanna séu hafðir að leiðarljósi. Áhersla er lögð á traustan og arðbæran rekstur og að rekstraráhætta sé lágmörkuð.

• Gæta þess að starfsemi félagsins sé í samræmi við tilgang þess samkvæmt samþykktum og markaðri stefnu.

• Taka ákvarðanir í málum sem telja verður óvenjuleg eða mikilsháttar.

• Gæta þess að skipulag félagsins og starfsemi sé jafnan í góðu horfi, t.d. hvað varðar reikningsskil, innra eftirlit og fjárhagsáætlanir.

• Sjá til þess að nægilegt eftirlit sé haft með reikningshaldi og meðferð fjármuna félagsins.

• Ráða forstjóra og eftir atvikum veita honum lausn.

Starfsreglur stjórnar

Núgildandi starfsreglur stjórnar voru samþykktar af stjórn þann 28. apríl 2025. Starfsreglurnar samræmast leiðbeiningum um góða stjórnarhætti.

Árangursmat stjórnar

Stjórn félagsins framkvæmdi formlegt árangursmat þann 22. janúar 2026. Helstu þættir sem lagt var mat á voru:

• Störf stjórnar, verklag og starfshættir.

• Virkni stjórnar.

• Frammistaða stjórnarformanns og forstjóra.

• Undirnefndir stjórnar.

• Þróun félagsins.

Undirnefndir stjórnar

Í endurskoðunarnefnd Sýnar hf. sitja allt að þrír nefndarmenn skipaðir af stjórn félagsins til eins árs í senn. Nefndin hefur sett sér starfsreglur sem yfirfarnar eru og bornar upp til staðfestingar í stjórn árlega, síðast þann 28. apríl 2025. Nefndin skal m.a. hafa eftirfarandi hlutverk án tillits til ábyrgðar stjórnar, stjórnenda eða annarra á þessu sviði:

• Eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila.

• Eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits félagsins, áhættustýringu og annarra eftirlitsaðgerða er varðar fjármál ásamt því að fylgja eftir úrbótum vegna annmarka sem fram koma.

• Hafa eftirlit með og yfirfara endurskoðun ársreikninga, samstæðureikninga og annarra fjárhagsupplýsinga félagsins.

• Mat á óhæði ytri endurskoðenda og eftirlit með öðrum störfum ytri endurskoðenda.

• Setja fram tillögu til stjórnar um val á ytri endurskoðendum.

Endurskoðunarnefnd yfirfer einnig stjórnarháttayfirlýsingu félagsins ár hvert. Endurskoðunarnefnd skal skila skýrslu um störf sín til stjórnar árlega.

Við árslok 2025 voru í endurskoðunarnefnd Sýnar hf. Erik Ingvar Bjarnason, formaður, Ragnar Páll Dyer og Páll Gíslason. Nefndin fundaði reglubundið á árinu í tengslum við árs- og árshlutareikninga. Allir nefndarmenn eru óháðir endurskoðendum Sýnar hf. og daglegum stjórnendum. Ragnar Páll Dyer telst háður stórum hluthöfum í skilningi leiðbeininga um góða stjórnarhætti.

Í starfskjaranefnd Sýnar hf. sitja allt að þrír nefndarmenn og eru skipaðir af stjórn félagsins til eins árs í senn. Starfskjaranefnd hefur sett sér starfsreglur, sem voru staðfestar síðast þann 28. apríl 2025. Starfskjaranefnd útbýr starfskjarastefnu Sýnar hf. Hlutverk nefndarinnar er að öðru leyti m.a. að undirbúa tillögur til stjórnar varðandi laun og aðrar greiðslur til forstjóra og annarra æðstu stjórnenda og lykilstjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna þess. Nefndinni er ætlað að tryggja að laun og önnur starfskjör séu í samræmi við lög, reglur og bestu framkvæmd hverju sinni. Þá er henni ætlað að taka sjálfstæða afstöðu til áhrifa launa á áhættutöku og áhættustýringu félagsins í samráði við endurskoðunarnefnd félagsins.

Við árslok 2025 var starfskjaranefnd Sýnar hf. skipuð þeim Hákoni Stefánssyni og Petreu Ingileifu Guðmundsdóttur. Starfskjaranefnd félagsins leggur áherslu á að gagnsæi ríki um starfskjör hjá félaginu gagnvart hluthöfum þess og hefur fylgst með óskum hluthafa um aukið gagnsæi og unnið í því að bæta upplýsingar bæði í ársreikningi og í skýrslu starfskjaranefndar. Starfskjaranefnd fundaði með óreglubundnum hætti á árinu 2025. Petrea telst óháð félaginu og stórum hluthöfum en Hákon telst háður stórum hluthöfum í skilningi leiðbeininga um góða stjórnarhætti.

Tilnefningarnefnd Sýnar hf. hefur sett sér starfsreglur sem hafa verið staðfestar á aðalfundi félagsins. Á aðalfundi árið 2024 var samþykkt sú breytingu á skipan tilnefningarnefndar stjórnarmaður eigi ekki sæti í tilnefningarnefnd. Þess í stað skipi stjórn tengilið úr sínum röðum við tilnefningarnefnd í því skyni að tengsl stjórnar og tilnefningarnefndar rofni ekki. Hina tvo nefndarmennina skuli hluthafafundur Sýnar hf. kjósa ef stjórnarkjör er á dagskrá. Á aðalfundi félagsins árið 2025 var þetta breytta fyrirkomulag staðfest og fram fór kjör tveggja nefndarmanna í samræmi við starfsreglurnar, en leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja sem gefnar eru út af Viðskiptaráði Íslands í samstarfi við Samtök atvinnulífsins og Nasdaq Iceland, geyma tilmæli um starfsemi tilnefningarnefnda.

Tilnefningarnefnd er ætlað að auka líkur á því að stjórn félagsins endurspegli fjölbreytni og breidd í hæfni, reynslu og þekkingu stjórnarmanna félagsins sem og að tryggja aukið gagnsæi í málefnum varðandi tilnefningu stjórnarmanna.

Við árslok 2025 var tilnefningarnefnd Sýnar hf. skipuð Þresti Olaf Sigurjónssyni, formanni nefndarinnar og Guðríði Sigurðardóttir. Heiðrún Lind Marteinsdóttir er tengiliður stjórnar við tilnefningarnefnd. Eru þau öll óháð félaginu og daglegum stjórnendum þess. Tilnefningarnefnd hélt fjölda funda á starfsárinu, einkum með hluthöfum en jafnframt með stjórnendum félagsins.

Starfsreglur undirnefnda eru aðgengilegar á vefsíðu félagsins, www.syn.is. Jafnframt er að finna upplýsingar um skipan og hlutverk undirnefnda á vefsíðu félagsins.

Framkvæmdastjórn Sýnar hf. 2025

Forstjóri og framkvæmdastjórar mynda framkvæmdastjórn félagsins og ber hún ábyrgð á daglegum rekstri þess og fylgni við rekstraráætlanir. Framkvæmdastjórn hittist einu sinni í viku og oftar ef þurfa þykir. Við árslok 2025 skipuðu eftirtaldir aðila framkvæmdastjórn félagsins:

Eðvald Ingi Gíslason, framkvæmdastjóri fjármála, Páll Ásgrímsson, aðallögfræðingur, Gunnar Sigurjónsson, framkvæmdastjóri upplýsingatækni, Guðmundur Halldór Björnsson, framkvæmdastjóri Sölu- og markaðsmála, Sigurbjörn Eiríksson, framkvæmdastjóri innviða, Kristjana Thors Brynjólfsdóttir, framkvæmdastjóri miðla og efnisveitna og Valdís Arnórsdóttir, framkvæmdastjóri þjónustu og mannauðs.